De A à Z : Votre liste complète des dépenses d'entreprise

Finances

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19 septembre 2024

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Des dépenses d'entreprise, il y en a beaucoup et de toutes sortes. De l'enregistrement de l'entreprise à son expansion, la liste des dépenses ne fait que s'allonger et il peut être difficile de s'y retrouver.

Dans cet article, nous allons lister de A à Z les différentes dépenses auxquelles une entreprise peut être confrontée, certaines sont plus évidentes et d'autres plus méconnues. Peu importe que vous soyez un travailleur autonome ou le propriétaire d'une PME bien établie, vous trouverez ici des informations concernant une variété de dépenses qui peuvent s'appliquer à votre entreprise.

Nous allons commencer par comprendre ce qu'est une dépense d'entreprise et quels sont les critères pour être considérée comme telle. Ensuite, nous discuterons des avantages à suivre tous les frais liés à la gestion d'entreprise et finalement, nous partagerons quelques astuces pour vous aider dans cette tâche.

Qu'est-ce qu'une dépense d'entreprise ?

Une dépense d'entreprise représente tous les coûts associés à la gestion d'une entreprise. Le but de ces dépenses est de générer des revenus ou de maintenir son activité.

Quels sont les critères ?

Bien que chaque pays ait des réglementations et des lois différentes, nous pouvons avoir de bons indices. En général, afin qu'il y ait une déduction de l'impôt sur une société, une dépense d'entreprise doit répondre à ces critères :

  • Directement liée à l'activité de l'entreprise : La dépense doit avoir un lien direct avec l'activité principale de l'entreprise. Par exemple, les frais de matières premières pour un fabricant ou les frais de publicité pour une entreprise de commerce en ligne.

  • Nécessaire pour générer des revenus : La dépense doit être indispensable ou utile pour générer des revenus. Les honoraires, les frais de logiciels, les frais de déplacement pour rencontrer des clients en font partie.

  • Justifiable par des documents : L'entreprise doit pouvoir justifier chaque dépense par des factures, des reçus ou tout autre document comptable.

  • Raisonnable : Le montant de la dépense doit être considéré comme raisonnable dans le contexte de l'activité de l'entreprise et de la branche d'activité.

En résumé, une dépense d'entreprise est toute dépense liée directement à l'entreprise et sa gestion. Cette dépense doit être justifiée et raisonnable.

Nous recommandons de consulter un expert-comptable ou le site web du gouvernement concerné et de vérifier la réglementation fiscale du pays.

Les avantages de suivre les dépenses d'entreprise

Il y a de nombreux avantages à suivre rigoureusement les dépenses de son entreprise. Que ce soit pour la gestion quotidienne ou la prise de décisions importantes, voici quelques-uns des principaux bénéfices :

Décision éclairée et optimisation budgétaire

  • Identification des dépenses les plus importantes : Savoir chacune des dépenses de son entreprise permet d'identifier les secteurs auxquels le budget est plus important que d'autres et prendre des décisions éclairées à ce sujet.

  • Suivi des dépenses inutiles ou excessives : Repérer les dépenses superflues ou les écarts par rapport au budget initial.

  • Évaluation de la performance : Le suivi des dépenses permet d'évaluer la performance de l'entreprise et de mesurer l'efficacité des actions mises en œuvre.

  • Obtenir de meilleurs tarifs : Le suivi permet d'avoir connaissance de son budget et d'avoir une vision précise des revenus et des dépenses, afin de négocier avec les fournisseurs ou de prendre des ententes adaptées aux besoins de l'entreprise.

  • Aide à la décision stratégique : Les données recueillies grâce au suivi des dépenses peuvent servir de base pour prendre des décisions stratégiques, telles que le lancement de nouveaux produits ou l'investissement dans de nouveaux équipements.

Amélioration de la rentabilité

  • Calcul de la marge de profit : En connaissant les coûts liés à la conception de produits et services, il est beaucoup plus facile de calculer le bénéfice net de votre entreprise.

  • Identification des sources de profitabilité : Le suivi permet de déterminer quels produits ou services sont les plus rentables et d'orienter les efforts de l'entreprise en conséquence.

  • Réduction des coûts : Avec la connaissance du budget de l'entreprise, il est plus efficace de mettre en place des actions pour réduire ses coûts et améliorer sa rentabilité.

Prévision de la trésorerie

  • Anticipation des besoins en fonds de roulement : Le suivi des dépenses permet d'anticiper les besoins en liquidités et d'éviter certaines situations stressantes.

  • Amélioration de la gestion des flux de trésorerie : En ayant une vision claire des entrées et des sorties d'argent, l'entreprise peut optimiser sa gestion.

Conformité fiscale

  • Justification des dépenses en cas de contrôle fiscal : Un suivi rigoureux des dépenses permet de justifier facilement les dépenses en cas de contrôle fiscal.

La liste des dépenses d'entreprise

Achats de marchandises

  • Coût d'acquisition des produits destinés à la revente

  • Achat de matières premières pour la production

  • Frais de transport liés à ces achats

  • Droits de douane pour les importations

  • Coûts de stockage des marchandises

Assurances

  • Assurance responsabilité civile professionnelle

  • Assurance des biens (locaux, équipements)

  • Assurance perte d'exploitation

  • Assurance cyber-risques

  • Assurance des véhicules d'entreprise

Avantages sociaux

  • Assurance maladie complémentaire

  • Régime de retraite d'entreprise

  • Programme d'aide aux employés

  • Congés payés supplémentaires

  • Participation aux bénéfices

Charité et dons

  • Dons financiers à des associations

  • Mécénat d'entreprise

  • Sponsoring d'événements caritatifs

  • Dons de produits ou services

Communication

  • Forfaits téléphoniques (fixes et mobiles)

  • Abonnements internet

  • Services de visioconférence

  • Systèmes de téléphonie d'entreprise

  • Outils de communication interne

Démarrage d'entreprise

  • Frais d'incorporation ou d'immatriculation

  • Études de marché initiales

  • Frais de notaire ou d'avocat pour la création

  • Dépôt de marques ou brevets

  • Création de l'identité visuelle (logo, charte graphique)

Déplacement

  • Carburant pour les véhicules d'entreprise

  • Entretien et réparations des véhicules

  • Frais de parking et de péage

  • Abonnements aux transports en commun

  • Location de véhicules pour déplacements ponctuels

Entretien et réparation

  • Maintenance des équipements de production

  • Réparations des locaux (plomberie, électricité, etc.)

  • Contrats de maintenance pour les ascenseurs, climatisation

  • Nettoyage et entretien régulier des espaces de travail

  • Mise à jour et maintenance des systèmes informatiques

Fournitures d'entreprise

  • Outils et équipements spécifiques à l'activité

  • Consommables liés à la production

  • Équipements de protection individuelle

  • Matériel d'emballage et de conditionnement

  • Produits d'entretien spécialisés

Fournitures de bureau

  • Papier, stylos, cahiers, classeurs

  • Cartouches d'encre

  • Petit matériel de bureau (agrafeuses, perforateurs)

  • Mobilier de bureau

  • Lampes et éclairage de bureau

Gestion et d'administration

  • Salaires des cadres et du personnel administratif

  • Logiciels de gestion (ERP, CRM)

  • Formation du personnel administratif

  • Frais liés aux réunions de direction

  • Coûts de planification stratégique

Honoraires professionnels

  • Services comptables et d'audit

  • Conseils juridiques

  • Consultants en management ou stratégie

  • Experts-conseils techniques

  • Services de recrutement

Intérêt et frais bancaires

  • Intérêts sur emprunts et lignes de crédit

  • Frais de tenue de compte

  • Commissions sur transactions

  • Frais pour services bancaires spéciaux

  • Coûts liés aux garanties bancaires

Livraison et d'expédition

  • Frais de transport pour l'envoi des produits

  • Assurance sur les expéditions

  • Emballages pour l'expédition

  • Frais de douane pour les expéditions internationales

Logiciels

  • Licence de logiciels (bureautique, design, etc.)

  • Abonnements aux services cloud

  • Développement de logiciels sur mesure

  • Mises à jour et support technique

  • Formation des utilisateurs aux nouveaux logiciels

Loyers

  • Location des bureaux

  • Location d'espaces de stockage ou d'entrepôts

  • Charges locatives (eau, électricité, chauffage)

  • Location de matériel ou d'équipements

  • Frais de copropriété

Marketing

  • Études de marché

  • Création de contenu marketing

  • Participation à des salons professionnels

  • Marketing digital (SEO, SEM, médias sociaux)

  • Outils d'analyse marketing

Permis

  • Licences d'exploitation

  • Permis de construire ou de rénover

  • Autorisations spécifiques au secteur d'activité

  • Renouvellements annuels de permis

  • Frais de conformité réglementaire

Publicité

  • Campagnes publicitaires (TV, radio, presse, affichage)

  • Publicité en ligne (Google Ads, réseaux sociaux)

  • Production de matériel publicitaire

  • Placement de produits

  • Évaluation de l'efficacité publicitaire

Repas et frais de représentation

  • Repas d'affaires avec clients ou partenaires

  • Organisation d'événements pour les clients

  • Participation à des événements de networking

Salaire

  • Salaires bruts des employés

  • Primes et bonus

  • Heures supplémentaires

  • Charges sociales employeur

  • Indemnités de congés payés

Services

  • Services de nettoyage

  • Sécurité et surveillance

  • Services de paie externalisés

  • Support informatique

  • Services de traduction ou d'interprétation

Voyage d'affaire

  • Billets d'avion, de train ou autres transports

  • Hébergement (hôtels, locations)

  • Indemnités journalières pour les repas

  • Location de voiture sur place

  • Frais de visa et assurance voyage

Important : il est toujours plus prudent de vérifier si ces dépenses d’entreprise sont admissibles ou non dans le pays auquel l’entreprise doit payer des impôts.

Astuces pour suivre les dépenses d'entreprise

Voici un guide simplifié en 6 étapes pour suivre facilement les dépenses de votre entreprise : 

  1. Compte bancaire d'entreprise : Il peut paraître plus pratique d'utiliser un seul compte bancaire, mais ce n'est pas recommandé. En créant une distinction entre les dépenses personnelles et professionnelles, cela peut éviter des erreurs et améliorer l'organisation. De plus, lorsqu'il est temps de faire la comptabilité, la tâche devient beaucoup plus facile.

  2. Outil pour le suivi des dépenses : Il est important de choisir un outil de suivi des dépenses adapté à vos besoins. Certains peuvent être compliqués, d'autres offrent beaucoup de fonctionnalités et d'autres sont plus abordables. Peu importe l'outil que vous choisissez, il doit vous aider à simplifier le suivi.

  3. Budget et flux de trésorerie : C'est loin d'être palpitant, mais cela doit être fait. Avoir une vue d'ensemble sur les dépenses et les revenus, et ce, même à plus long terme est une priorité. Planifier le budget et réaliser le flux de trésorerie peut être difficile lorsqu'il s'agit de l'avenir de l'entreprise, mais si vous êtes capable d'anticiper les finances de votre entreprise, vous serez mieux préparé.

  4. Conservez les reçus : Utilisez Booky afin d'organiser tous vos reçus au même endroit, catégorisez, ajoutez une date ou filtrez par numéro de facture. Trouvez un système qui fonctionne pour vous et votre entreprise.

  5. Créez votre routine de suivi : Développez un processus qui vous ressemble. Que vous ayez 5 minutes par jour ou que vous attendiez une date précise, l'important est de rester régulier.

  6. Le suivi pour les employés : Si vous avez des employés, établissez des règles claires pour le suivi des dépenses. Qui fait quoi, quand, comment ?

Que vous préfériez utiliser du papier ou un écran, choisissez un système qui vous convient. N'hésitez pas à essayer de nouvelles méthodes et à expérimenter, ou même à vous adapter avec les années. 

Bien sûr, nous devons nous promouvoir ici… Si vous souhaitez une application simple, mais efficace tout en étant abordable, Booky est là pour vous !

Conclusion : Maîtrisez vos dépenses, boostez votre entreprise !

Voilà ! Vous avez maintenant entre les mains de précieuses informations sur les dépenses d'entreprise. De A comme Assurances à Z comme... euh, Zoom (ça compte comme une dépense de communication, non ?), vous avez tout ce qu'il faut pour devenir un pro du suivi des dépenses !

Rappelez-vous, gérer ses dépenses, ce n'est pas juste une corvée pour faire plaisir aux comptables. C'est surtout le secret pour garder votre entreprise en pleine forme financière et prendre des décisions éclairées. C’est comme un check-up régulier pour votre business !

Maintenant, mettez tout ça en pratique ! Que vous soyez du genre à tout noter sur un bout de papier ou que vous préfériez une app super pratique comme Booky (on dit ça, on dit rien), l'important est de trouver une méthode qui vous convient et de vous y tenir.

Soyez patient, expérimentez, et n'hésitez pas à adapter vos méthodes au fil du temps. L'essentiel est de rester régulier et organisé.

Allez, à vos calculatrices (ou à votre app préférée) et bonne chance !


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Roxanne

Je veux simplifier les tâches d'entrepreneur complexes et les rendre plus «agréables»

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